nav-left cat-right
cat-right

Excel Özet Tablo (Pivot Table)- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nasıl Yapılır?- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nasıl Hazırlanır?- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nedir Resimli Anlatım


Excel Özet Tablo (Pivot Table)- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nasıl Yapılır?- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nasıl Hazırlanır?- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nedir Resimli Anlatım

Günlük hayatta toplanan veriler genellikle detaylardan oluşurlar. Mesela bir evin giderlerini takip etmek isterseniz, detaylı olarak bu giderleri, gider çeşitlerine göre tutarları ile birlikte kaydederek sonuçta bu verilerden bir özet tablo oluşturmak isteriz.

Aynı şey bir muhasebe programına girilen veriler için de geçerlidir. Bir muhasebecinin müşterisi için topladığı ve bilgisayarındaki muhasebesine kaydını yaptığı veriler, gerçek veri hareketlerinin detaylarıdır. Kullandığımız muhasebe programı sonuçta bu detaylı verilerden yola çıkarak özet tabloları veya mevzuatın gerektirdiği özet raporları hazırlar.

Microsoft Excel Hesap Tablosu programı işte elimizde bulunan bu tür detay verileri özetlemek, verilerden yola çıkarak istediğimiz ayrıntıda raporları hazırlamak amacıyla Özet Tablo (İngilizce sürümünde Pivot Table) aracını hizmetimize sunmaktadır.

Bu dersin bundan sonraki kısmında, dersin esas konusunu teşkil eden özet tabloları anlatırken sık sık İngilizce terimlere başvuracağım. Bunun temel sebebi, bu dokümanı hazırlarken kullandığım Excel 2003 sürümünün  İngilizce olmasından başka bir şey değil. Ancak elinizde Excel’in  Türkçe sürümü bulunuyorsa, ekran resimlerinden yola çıkarak aynı fonksiyonu Türkçe sürümde gerçekleştirmeyi deneyebilirsiniz veya bilgisayarıma Türkçe sürümünü yükleyinceye kadar sabredebilirsiniz.

Özet Tablo Oluşturma

Özet tablolar, yukarıda da değindiğim gibi, temel olarak detay verileri, toplama, sayma, ortalama alma gibi fonksiyonlar kullanarak özetlemek amacıyla kullanılır.

Bu derste kullanacağımız örnek veriler, bir evin giderlerinin aylık detaylarını içerecek. Örneğimiz böyle ama, istersek herhangi bir muhasebe programından çeşitli formatlarda dışarıya aktaracağımız verileri de özet tablo oluşturmak amacıyla kullanabiliriz.

Özet tablo oluştururken dikkat edilecek birkaç temel husus var. Bunlardan birincisi, dataylı verilerimizi, her bir veriyi bir satırda olacak şekilde düzenlemek. Örneğimize dönecek olursak, bir evin giderlerini özet tabloda kullanılabilecek şekilde Excel’de saklamak istiyorsak, her bir gideri ayrı bir satıra yazmalıyız.

Aşağıda, bir evin giderlerini içeren böyle bir tablonun örneğini görüyorsunuz.

Bu örnek tabloyu kendinizin hazırladığını ve günlük olarak tüm aile bireylerinin harcamalarını her akşam bilgisayarınızda oluşturduğunuz bir Excel tablosuna örnekteki gibi girdiğinizi varsayalım.

Tabloda da gördüğünüz gibi veri tablomuz dört  sütundan oluşuyor:

  • Birinci sütun yani A sütunu, giderlerimizi daha sonra özet tablo ile raporlarken özetleme amacıyla kullanacağımız ‘Gider Grubu’ verisini içeriyor.

  • İkinci sütunda ‘Gider’ cinsi girilmiş.

  • Üçüncü sütunumuz, harcamayı kimin yaptığını içeriyor.

  • Dördüncü ve son sütunumuz ise giderimizin tutarı bilgisini içeriyor.

Verilerin girilmesinde önemli olan birkaç husus var.

  • Bunlardan birincisi, verilerimizi oluşturmaya başlamadan önce, daha sonra bu verilerden ne şekilde özet tablolar oluşturabileceğimizi düşünerek, mümkün olduğunca detaylı bilgi girmek ve her bir bilgi için bir sütun oluşturmak. Örneğin yukarıdaki örnek tablo, ileride, ‘Gider Grubu’ ve harcamayı yapan kişilere göre toplamları görebileceğimiz özet tablolar oluşturulabilecek şekilde girildi. Ancak bu örnek tabloda bilerek bir veriyi girmedim. O da, harcamanın yapıldığı tarih. Bu bilgi girilmediği için, örneğin aylar bazında kimin toplam ne kadar harcama yaptığını göremeyeceğiz. Ancak merak etmeyin. Daha sonra yapacağımız bir örnekte bu veriyi de ekleyerek farklı özet tablolar oluşturacağız.

  • İkinci önemli husus da, her bir veri sütununun ilk satırında dikkatinizi çekmesi için koyu renkli olarak girdiğim ‘Gider Grubu’, ‘Gider’, ‘Harcamayı Yapan’ ve ‘Tutar’ isimli sütun başlıkları. Bu başlıkların mevcudiyeti, özet tablomuzun oluşturulması için çok önemli.

  • Diğer bir önemli konu da, verilerimizi özetlerken gruplama amacıyla kullanacağımız anahtar sütunlarda  girdiğimiz verilerin her zaman aynı şekilde girilmesi. Örneğin Gider Grubu sütununda ‘Şahsi Giderler’ olarak belirttiğimiz bir veri satırını, bir başka satırda farklı bir şekilde, örneğin kısaltarak ‘Şahs. Giderler’ şeklinde yazarsak, veya Gider sütununda kullandığımız ‘Cep Telefonu’ ibaresini, aynı anlamı verdiği halde başka bir satırda örneğin ‘GSM’ şeklide girersek, ‘Gider Grubu’ veya ‘Gider’ sütunlarına göre alacağımız toplamlarda farklı ‘Gider Grubu’ veya ‘Gider’ kalemleri olarak görülecekler.

Dilerseniz artık özet tablomuzu oluşturmaya başlayalım.

Özet Tablonun Oluşturulması

Özet tabloyu oluşturabilmek için gerçekleştirilmesi gerekli aşamalar aşağıda ekran görüntüleri ile adım adım anlatılmıştır.

  1. Özet tablosunu oluşturmak istediğiniz veriyi seçmemiz gerekiyor. Yapacağımız bu seçim, veri tablomuzun sütun başlıkları dahili tüm verilerini içerecek. Tabloyu seçmek için sol fare tuşunuz ile A1 hücresine yani ‘Gider Grubu’ yazan hücreye tıklayın ve farenin tuşunu bırakmadan, sağ altta, son verimizi içeren  D12 hücresine kadar çekin ve farenin tuşunu bırakın. Seçimi yaptığınızda aşağıdaki gibi bir görüntü ile karşılaşacaksınız:

  2. Özet Tablonuzu oluşturmaya başlamak için, verileriniz seçili durumdayken, ‘Data’ (Veri)  menüsünden ‘PivotTable and PivotChart Report…’  (Özet Tablo ve Özet Grafik Sihirbazı) seçeneğini tıklayın.

  3. Menü seçeneğini tıkladıktan sonra, özet tablonuzu oluşturmanızda size yardımcı olacak sihirbaz penceresi ile karşılaşacaksınız:

    Açılan bu pencerede, iki ayrı bölümde, analiz etmek istediğiniz verilerin nerede olduğu ve oluşturmak istediğiniz rapor türü sorulmakta. Resimde de gördüğünüz gibi ‘Microsoft Office Excel list or database’  seçili durumda geldi. Bunun anlamı, verilerimizin doğrudan Excel tablosundan, yani az önce seçtiğiniz tablodan alınacağı.

    Altta bulunan seçenekte ise ‘PivotTable’ seçili. Bunun anlamı da, oluşturulacak raporun Özet Tablo Raporu olacağı. Bu seçenkleri değiştirmeden doğrudan altta bulunan ‘Next’ düğmesini tıklayarak bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

  4. ‘Next düğmesine basmanızın ardından özet tablo sihirbazının ikinci adımına geçeceksiniz ve aşağıdaki pencere görüntülenecek:

    Bu pencerede, yine özet tabloda kullanmak istediğimiz verinin nerede olduğu soruluyor. Biz sihirbazı başlatmadan önce verilerimizi içeren tabloda A1 hücresi ile D12  hücresi arasını seçtiğimiz için, bu seçimin bilgisi ekranda görüntülendi. İsteseydik, verilerimizin nereden alınacağını burada elle de girebilirdik. Şimdi bir sonraki adıma geçmek için ‘Next’ düğmesini tıklayın.

  5. Sihirbazın üçüncü adımında aşağıda resmini gördüğünüz pencere görüntülenecek:

    Bu pencerede, oluşturulacak özet tablonun yerleştirileceği yer sorulmaktadır. Gördüğünüz gibi ‘New worksheet’ seçili. Bunun anlamı, özet tablonun, Excel tablonuzda yeni bir çalışma tablosuna (new worksheet) ekleneceği. Bu seçeneği değiştirmeden, özet tablonuzun tasarımını yapmak üzere ‘Layout…’ düğmesini tıklayın.

  6. Artık sıra, özet tablomuzun satırlarında ve sütunlarında bulunacak sahaları belirlemeye geldi. Bunu yapabilmemiz için açılacak pencereyi aşağıda görüyorsunuz:

    Özet tablomuzun tasarımını bu ekranda gerçekleştireceğiz.Tasarım penceresinin solunda bir örnek özet tablo, sağında ise bu tabloya ekleyeceğimiz sahalar bulunuyor. Dikkat ederseniz, bu sahalar, verilerimizi girdiğimiz tabloda kullandığımız ve koyu renkli olarak görülen sütun başlıklarından oluşuyor.

Özet Tablo Tasarımının Yapılması

Özet tablomuz temel olarak 4 farklı bölgeden oluşuyor. Aşağıda bu bölgelere ilgili sahaların yerleştirilmesini bulabilirsiniz:


Satır ( ROW): Bu kısma, verilerimizi raporlarken kullanacağımız ve satırlarda görünmesini istediğimiz anahtar sahaları yerleştireceğiz. Örneğimizde ‘Gider Grubu’, ‘Gider’ ve ‘Harcamayı Yapan’ olmak üzere üç adet anahtar saha bulunuyor. Tasarladığımız özet raporda satırlarda ‘Gider Grubu’nun olmasını istersek, pencerenin sağında bulunan ‘Gider Grubu’ sahasını faremizin sol tuşu ile tıklayarak bırakmadan ROW yazan bölgeye sürükleyip  bırakacağız. Bu işlemin sonucunda aşağıdaki ekran görüntüsünü elde etmemiz gerekiyor:


Bu yaptığımız işlem sonucunda, raporlayacağımız veriler satırlarda ‘Gider Grubu’ bazında gruplanarak özetlenecek.

Sütun (COLUMN): Bu kısma, verilerimizi raporlarken kullanacağımız ve sütunlarda görünmesini istediğimiz anahtar sahaları yerleştireceğiz. Ekranımızın sağında bulunan ‘Harcamayı Yapan’ sahasını şimdi faremizin sol tuşu ile tıklayarak bırakmadan COLUMN  yazan bölgeye sürükleyip  bırakacağız. Bu işlemin sonucunda aşağıdaki ekran görüntüsünü elde etmemiz gerekiyor:

Bu yaptığımız işlem sonucunda, raporlayacağımız veriler sütunlarda  ‘Harcamayı Yapan’ bazında gruplanarak özetlenecek.

Veri (Data): Bu kısma, özet tablomuzda raporlayacağımız sayısal verileri yerleştireceğiz.  Bizim oluşturduğumuz örnek veri tablosunda raporlayacağımız ve sayısal veri içeren bir tek saha bulunuyor. O da ‘Tutar’ sahası. Şimdi yapmanız gereken, pencerenin sağında bulunan tutar sahasını farenizin sol tuşu ile tutarak DATA yazan kısma bırakmak. Bunu gerçekleştirdikten sonra aşağıdak gibi bir ekran görüntünüz olacak:

Resimde de gördüğünüz gibi Tutar sahası sürükleyip bırakmamız sonucunda DATA (veri) kısmına yerleşti ve ‘Sum of Tutar’ (Tutar’ların toplamı) şeklinde gösteriliyor.

Artık raporumuz hazır. Bundan sonra yapmamız gereken ekranda gördüğünüz ‘OK’ düğmesini tıklayarak  aşağıda örneğini gördüğünüz ‘Özet Tablo ve Özet Grafik Sihirbazı’ ekranına geri dönmek.

Son olarak raporumuzu görüntülemek için ekranda görülen ‘Finish’ düğmesine basmak olacak.

Final

Aşağıda, yaptığımız işlemler sonucunda elde edeceğimiz özet tablo raporunun bir örneğini görmektesiniz:

Görüntülenen bu raporda, daha önce veri girişi yaptığımız Excel çalışma tablosundaki veriler kullanılarak, belirlediğimiz tasarıma uygun bir sonuç elde ettik.

Satırlarda ‘Gider Grubu’, sütunlarda ise ‘Harcamayı Yapan’ görüntülendi. Bu şekilde, Örneğin ‘’Sigorta’ gider grubunda, Ali’nin  toplam 296 YTL harcama yaptığını görebiliyoruz.

Her bir satırın en sağında, ‘Grand Total’ (Genel Toplam) sütununda gördüğümüz rakam, her bir satırın genel toplamını, her  bir sütunun en altında , ‘Grand Total’ (Genel Toplam) satırında gördüğümüz rakam, her bir sütunun  genel toplamını gösteriyor.

Tüm harcamların toplamı ise, en sağ altta ‘536’ olarak görülüyor.

Microsoft Excel uygulamasının Özet Tablo fonksiyonu, çok büyük veri tablolarından, çok daha karmaşık raporlar üretilmesi amacıyla kullanılabilir.

Özet Tablo fonksiyonunun burada bahsetmediğim ve raporlamada işinize yarayacak daha bir çok özelliği bulunmakta. Raporların genel görünümünün düzenlenmesinden, her bir sahanın görüntüsünün formatlanmasına kadar bir çok şeyi, özet tablolar konusunda uzmanlaştıkça kendiniz de gerçekleştirebilirsiniz.

2 Yorum “Excel Özet Tablo (Pivot Table)- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nasıl Yapılır?- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nasıl Hazırlanır?- Excel Özet Tablo (Pivot Table) Nedir Resimli Anlatım”

  1. Albatros says:

    Grand Total yerine aynı satırdaki rakamların farkını nasıl koyabiliriz?

  2. uğur çiftlikli says:

    çok güzeldi teşekkürler

Yorumunuzu Yazın